Учет и налогообложение подарков сотрудникам

23.11.2023

При выдаче подарков сотрудникам у организации возникает необходимость правильно оформить такую операцию, исчислить налоги и страховые взносы.

Подарки физическим лицам можно разделить на две категории:

  1. в качестве поощрения за труд;
  2. к празднику, юбилею и другому событию.

В первом случае, когда работник получает подарок в качестве поощрения за труд по ст. 191 ТК РФ, нормы гражданского законодательства по дарению применять не нужно. Фактически это не подарок, а вознаграждение за труд.

Для этого нужно оформить соответствующий приказ. Можно использовать унифицированные формы № Т-11 или Т-11а (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Во втором случае, когда подарок не связан с результатами трудовой деятельности работника, а вручается в связи с каким-либо событием и его стоимость превышает 3 000 руб., обязательно нужно в письменной форме заключить договор дарения (ст. 574 ГК РФ).

По подаркам меньшей стоимости тоже можно заключить письменный договор дарения либо оформить выдачу иным документом, предусмотренным в организации, например, ведомостью выдачи. Такая ведомость должна содержать все реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Выдачу подарков надо обосновать локальными нормативными актами организации: положением, приказом, распоряжением и пр. В них следует установить порядок закупки подарков, их вид, примерную стоимость, список сотрудников и их детей, если подарки для них, и др.

kira-auf-der-heide-IPx7J1n_xUc-unsplash.jpg


НДФЛ

Когда работникам вручаются ценные подарки в качестве поощрения за труд, то НДФЛ взимается в общем порядке, как и при выдаче премии. Подарок расценивается как часть заработной платы (ст. 129 ТК РФ).

Не облагаются НДФЛ подарки, выданные к определенным событиям, если их суммарная стоимость не превышает 4 000 руб. в год (п. 33 ст. 217 НК РФ). Налогом облагается только сумма, превышающая этот лимит.

В расчете 6-НДФЛ подарки в пределах 4 000 руб. в год можно не показывать (Письмо ФНС России от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@)*.

Если в дальнейшем будет еще выдаваться подарок и облагаемая с начала года сумма превысит 4 000 руб., нужно будет по строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ полностью отразить всю сумму дохода в виде подарков, а необлагаемую часть в размере 4 000 руб. указать  . указать в вычетах в строке 130 (п. 28 ст. 217 НК РФ, Приложение 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, п. 4.3 Порядка заполнения и представления расчета 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).

  • Пример. Предположим, что в отчетном году организации только одному работнику выдавались подарки.

Сотрудник получил подарок стоимостью 2 500 руб. к своему юбилею в сентябре 2023 года, а затем к Новому году еще один подарок такой же стоимости.

В этом случае с подарка, полученного в сентябре, НДФЛ не удерживается, так как доход в виде подарка не превышает 4 000 руб. Не обязательно показывать подарок в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев. Если вы все же решили сделать это, отразите его стоимость одновременно по строкам 110 и 130 раздела 2 расчета.

В декабре НДФЛ нужно будет удержать по ставке 13 (15) % с суммы превышения, то есть с 1 000 руб. ((2 500 +2 500) – 4 000 руб.).  

В расчете 6-НДФЛ в строку 110 раздела 2 включается общая стоимость подарков с начала года, то есть 5 000 руб., а в строку 130 сумма вычета с подарка, то есть 4 000 руб.

Если организация выдает подарки детям сотрудников, чаще всего новогодние, важно оформить документы так, чтобы одаряемым был именно ребенок. В этом случае именно он станет самостоятельным плательщиком НДФЛ, соответственно вычет в сумме 4 000 руб. будет применяться к его доходу, а не доходу родителя (Письмо Минфина от 24.07.2019 № 03-04-05/55239).

Страховые взносы  

На ценные подарки, которые вручаются в качестве поощрения за труд (ст. 191 ТК РФ), начисляются страховые взносы, как и на суммы оплаты труда (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Подарки, которые вручаются к какому-то событию, не облагаются страховыми взносами. Они относятся к выплатам, производимым не по трудовому договору, а в рамках гражданско-правового договора, предметом которого является переход права собственности или иных вещных прав на имущество и не входят в объект обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ). 

При выдаче подарков работникам нужно обратить внимание на оформление документов.

Если подарок дешевле 3 000 руб., нужно проверить, чтобы из документов: приказа, положения и пр. — вытекало, что передача подарка производится в рамках дарения (ст. 572 ГК РФ). Если стоимость подарка превышает 3 000 руб., чтобы избежать начисления страховых взносов, с каждым работником придется оформлять письменный договор дарения (Письмо Минфина от 31.10.2022 № 03-04-06/105519).

Подарки детям сотрудников также не облагаются страховыми взносами. Такие выплаты нельзя признать производимыми в рамках трудовых отношений, объектом обложения страховыми взносами они не являются (подп. 1, 4 ст. 420 НК РФ). 


НДС

При передаче подарков сотрудникам и их детям нужно начислить НДС. Согласно п. 1 ст. 146 НК РФ передача товаров на безвозмездной основе признается реализацией и является объектом обложения НДС (Письмо Минфина от 16.12.2021 № 03-07-11/102497). Дата реализации — день вручения подарков работникам или их детям.

Как разъяснил Минфин России в Письме от 08.02.2016 № 03-07-09/6171, при выдаче подарков счета-фактуры на каждое физическое лицо можно не составлять. Чтобы отразить операции в книге продаж, достаточно составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные данные по указанным операциям.

Можно по итогам налогового периода выписать счет-фактуру в одном экземпляре.  В нем в строках 6 «Покупатель», 6 а «Адрес», 6 б «ИНН/КПП покупателя» проставляются прочерки. Сводный документ или счет-фактура, регистрируется в книге продаж с кодом вида операции «26».

При безвозмездной передаче товаров их стоимость рассчитывается исходя из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК РФ, с учетом акцизов для подакцизных товаров и без включения в них налога на добавленную стоимость. При этом цены, применяемые в сделках, сторонами которых являются лица, не признаваемые взаимозависимыми, признаются рыночными (ст. 105.3 НК РФ).

Поэтому, если подарки организация приобретала в обычном порядке у лиц, не являющихся взаимозависимыми, то при их безвозмездной передаче нужно применить цены покупки без учета НДС (Письма Минфина России от 30.01.2020 № 03-07-11/5569от 04.10.2012 № 03-07-11/402).

Входной НДС при наличии счета-фактуры от продавца подарков можно принять к вычету в общем порядке (п. 1, 2 ст. 171 НК РФ, Письмо Минфина России от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).

Поскольку подарки при передаче работникам будут отражены по стоимости их покупки, в целом по операции НДС к уплате не будет. Сумма НДС, исчисленного с безвозмездной передачи, будет равняться сумме НДС, принятого к вычету. Но для этого понадобятся счета-фактуры от продавца, у которого подарки были закуплены.


Налог на прибыль организаций

Включить в расходы по налогу на прибыль можно стоимость тех подарков, которые переданы сотруднику как поощрение за труд (ст. 255 НК РФ,  Письмо Минфина России от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291).

Затраты на покупку подарков к праздникам включать в расходы по налогу на прибыль нельзя (пп. 16, 21 ст. 270 НК РФ).


Бухгалтерский учет

Приобретенные для сотрудников подарки являются имуществом, которое не способно приносить экономическую выгоду в будущем. Оно не может быть признано активом организации (пп. 7.2, 8.3 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997). Поэтому в бухгалтерском учете их стоимость должна отражаться в составе прочих расходов в момент их приобретения (пп. 16, 18, 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Чтобы следить за движением подарков, их можно учитывать на забалансовом счете. Однако, как правило, подарки выдаются в месяц их покупки и такого учета не потребуется. 

Бухгалтерские проводки по операциям, связанным с приобретением и выдачей подарков могут быть следующими: 


gift2023.jpg


В заключении следует отметить, что в отношении порядка учета и налогообложения подарков сотрудникам и их детям в настоящее время сложилась устойчивая позиция финансовых органов. Организациям нужно только правильно классифицировать подарок и правильно оформить документы.

М.Б. Пархоменко

Возврат к списку

Проблемы

Возникли претензии правоохранительных или государственных органов

Подробнее

Проекты

2015

Проект по подбору персонала на вакансию менеджер по работе с клиентами в компанию по производству и продаже бытовой техники премиум класса.

Подробнее

Новости

Еженедельный ДАЙДЖЕСТ 23.02.2024 года

Еженедельный дайджест для клиентов и партнеров Холдинга "Люди Дела - BPC group"

Подробнее

Статьи

Видео. Практические вопросы возвращения дела прокурору в порядке ст. 237 УПК РФ

Из видео вы узнаете о проблемах возвращения дела прокурору в порядке ст. 237 УПК РФ.

Подробнее